Wie sich barrierefreie PDFs automatisiert erstellen lassen: Herausforderungen und Ansätze

Barrierefreie PDFs sind nicht nur ein gesetzlicher Standard, sondern auch ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Inklusion. Doch wie können Unternehmen, die regelmäßig große Mengen an Dokumenten erstellen, diesen Prozess effizient gestalten? In diesem Artikel erklären wir, wie Automatisierung und barrierefreie Dokumente Hand in Hand gehen und mit welchen zwei Ansätzen Unternehmen ihre Workflows optimieren könnten, ohne Kompromisse bei der Barrierefreiheit einzugehen.

Derzeit sind die meisten PDF-Dokumente nicht barrierefrei, was eine große Anzahl an Nutzer*innen von ihren Inhalten ausschließt. Ein Großteil dieser Dokumente wird automatisiert erstellt, wie zum Beispiel Kontoauszüge oder Rechnungen. Führen wir online eine Bestellung durch, dann landet die Rechnung meistens in kürzester Zeit bei uns im E-Mail-Postfach. In der Regel ist sie jedoch nicht barrierefrei, da im Workflow nicht auf diesen wichtigen Aspekt geachtet wurde.

"Equal Access" für Menschen mit Behinderungen ist hier nicht gegeben – auch wenn er ab dem 28.06.2025 für viele Unternehmen verpflichtend ist (Stichwort: European Accessibility Act und Barrierefreiheitsstärkungsgesetz).

Bei automatisierten Workflows werden eine große Anzahl an PDF-Dokumenten innerhalb kürzester Zeit erstellt. Hier liegen bereits alle notwendigen Layoutinformationen im System vor:

• Welche Schriftart wird verwendet?
• Wie ist das Layout strukturiert?
• Wie sind Abschnitte und Überschriften gekennzeichnet?

Diese Layoutinformationen können für die Erstellung barrierefreier PDFs genutzt werden. Entscheidend ist, dass sie in maschinenlesbare Strukturinformationen übersetzt werden. Damit lässt sich der Prozess der PDF-Erstellung automatisieren und gleichzeitig die Barrierefreiheit sicherstellen.

Beim Thema Automatisierung und barrierefreien PDFs spielt der sogenannte „Shift Left“-Ansatz eine zentrale Rolle. Dieser Ansatz zielt darauf ab, Barrierefreiheit so früh wie möglich im Workflow zu integrieren, um spätere Korrekturen und zusätzliche Arbeit zu vermeiden.

Ein Beispiel für die manuelle Implementierung von Barrierefreiheit findet sich in Programmen wie Microsoft Word oder PowerPoint. Hier kann die Barrierefreiheit direkt im Quellformat mit Tools wie axesWord oder axesSlide sichergestellt werden. Doch wie sieht das bei automatisierten Workflows aus, in denen die Dokumente nicht von Hand erstellt werden?

Um in automatisierten Workflows barrierefreie Dokumente nach PDF/UA-Standard zu erzeugen, gibt es zwei Hauptwege:

1. Strukturierte Daten anpassen und nutzbar machen

Hier liegen die Daten bereits in strukturierter Form in einer Datenbank vor, aber noch nicht in einer Weise, die für eine direkte PDF/UA-Erstellung geeignet ist. In diesem Fall muss die eingesetzte Technologie in der Lage sein, diese Daten entsprechend zu verarbeiten und in ein barrierefreies Format zu bringen. Das setzt allerdings oft technisches Spezialwissen und eine Anpassung des Workflows voraus, was in der Praxis sehr zeitaufwändig sein kann.

2. Bestehendes PDF übernehmen und anpassen

Der zweite Ansatz nutzt die bereits vorhandenen Layoutinformationen aus dem Workflow. Die PDF/UA-Erstellung erfolgt dabei als letzter Schritt des Prozesses, ohne dass der bestehende Workflow angepasst werden muss. Hier wird das PDF, das aus dem Workflow resultiert, als Ausgangsformat genommen und mit den vorhandenen Layoutinformationen ergänzt, um ein barrierefreies Dokument zu erzeugen.

Dieser Ansatz hat einige klare Vorteile:

• Bestehende Workflows bleiben unberührt: Es müssen keine grundlegenden Änderungen vorgenommen, lediglich ein Schritt am Ende hinzugefügt werden.
• Skalierbarkeit: Diese Methode eignet sich besonders für große Mengen an PDFs, da sie beliebig skalierbar ist: Sowohl von der Anzahl der PDFs als auch vom Durchsatz, d.h. wie viele Dokumente sich pro einer bestimmten Zeiteinheit erstellen lassen.
• Effizienz: Der Prozess kann in kurzer Zeit umgesetzt werden. Im einfachsten Fall ist die Implementierung bereits innerhalb einer Woche abgeschlossen, abhängig von der Dauer der Testing-Phase.

Automatisierte Lösungen zur Erstellung barrierefreier PDFs bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Workflows effizient zu gestalten, ohne dabei auf Barrierefreiheit zu verzichten. Mit dem richtigen Ansatz lassen sich bestehende Prozesse erweitern, ohne sie grundlegend verändern zu müssen.

Für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten generieren, ist dies ein entscheidender Schritt, um sowohl gesetzliche Vorgaben zu erfüllen als auch den „Equal Access“ für alle Nutzer*innen zu gewährleisten.

Die Deadline des 28. Juni 2025 für das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz rückt näher, und es ist wichtig, jetzt die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um barrierefreie PDFs in den Workflow zu integrieren.