Josephine Schwebler & Sascha Bluhme über digitale Barrierefreiheit bei der Bundesagentur für Arbeit

Wie gelingt digitale Barrierefreiheit in einer großen Behörde? Josephine Schwebler und Sascha Bluhme arbeiten gemeinsam beim IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit und werden beim axes4 Day 2025 einen Use Case vorstellen: „Wahrnehmen, Wissen, Machen – Das IT-Systemhaus der BA auf dem Weg zu barrierefreien PDF-Dokumenten“.

Im Interview teilen sie schon jetzt Einblicke in ihre Arbeit mit uns: Warum ein frischer Blick von außen und langjährige Expertise ideal zusammenwirken, welche Herausforderungen und Chancen sich ergeben – und wieso ihre Learnings auch für andere Unternehmen wertvoll sind.

„In meinen mehr als 20 Jahren in der Bundesagentur für Arbeit und auch im IT-Systemhaus habe ich viele Stationen, Projekte, Ideen und Umsetzungen gesehen. Meine Erfahrung, und die gute Kenntnis der Organisation und verantwortlichen Personen sind oft ein Vorteil. Erfahrung kann helfen, Fehler nicht zu wiederholen, Fettnäpfchen zu umgehen, zu wissen wie bestimmte Prozesse ablaufen und wo die Knackpunkte sind. Das kann aber auch hemmen, denn dadurch habe ich auch viel gesehen, was nicht funktioniert hat.

Es gibt den Spruch: Alle dachten, das kann nicht klappen. Dann kam jemand, der wusste das nicht."

„Genau wie Sascha es sagt. Manchmal ist es auch ein Vorteil nicht die ganze Historie mit allen möglichen Problemen und Versuchen zu kennen. So kann ich unvoreingenommen die Herausforderungen angehen. Einige Probleme sind zwar strukturell bedingt, zuweilen auch nur Trampelpfade, die niemand verlassen möchte. Wenn man dann genau hinschaut und nachfragt, kann man einiges bewegen.“

„Josephine hat einen frischen Blick, ohne die Vorbelastung durch bisherige Erfahrungen. Das bringt neue Impulse, Dinge anzugehen. Wir als Organisation ändern uns auch. Dadurch ändern sich Rahmenbedingungen und bisherige Erfahrungen sind nicht mehr zutreffend.“

„Meine gesammelten Einblicke und Erfahrungen aus der Beratung für verschiedene Organisationen und Behörden helfen uns dabei. Ich kenne verschiedene Arbeitsweisen aus der Wirtschaft, aber auch aus anderen Behörden und Organisationen. Im Laufe der Jahre habe ich gesehen, was bei anderen funktioniert oder auch nicht funktioniert. Das hilft uns, gemeinsam neue, passende Strategien und Methoden für das IT-Systemhaus bzw. die BA entwickeln.“

„Sie unterscheiden sich gar nicht so viel, wie man annehmen könnte. Ab einer gewissen Größe haben Unternehmen oder auch Behörden bestimmte Strukturen, die sehr ähnlich aufgebaut sind und funktionieren.

Das IT-Systemhaus ist als IT-Dienstleister für die BA in vielen Arbeitsweisen ähnlich zu denen großer Unternehmen und Konzerne. Auf der anderen Seite sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die digitale Barrierefreiheit in einer Behörde klarer und strikter. Da werden bestimmte Anforderungen nicht mehr in Frage gestellt, sondern wir arbeiten daran, wie diese möglichst gut und effizient umgesetzt werden können. In der privaten Wirtschaft sind Barrierefreiheitsziele zum Teil nur freiwillige Vereinbarungen. Dadurch sind sie für interne Teams schwieriger umzusetzen.“

„Grundsätzlich: Klein anfangen und einen langen Atem haben. Die Umsetzung der digitalen Barrierefreiheit und die Integration in die Organisation ist ein Marathon, kein Sprint. Es ist wichtig, ein gutes Tempo finden. Ein Tempo, mit dem du lange durchhalten kannst und gleichzeitig das Ziel im Auge behältst.

Genauso wichtig ist es, die Organisation gut zu kennen und sich Verbündete zu suchen. Es lohnt sich, strategische Partnerschaften und Netzwerke in der Organisation aufzubauen und zu vergrößern.“

"Wir als Team Usability Accessibility Center, und auch als IT-Systemhaus, scheuen uns nicht, Dinge ausprobieren – sogenannte Proof of Concepts durchzuführen. Sind diese erfolgreich, können wir Stück für Stück ausbauen, die Infrastruktur aufbauen und dann skalieren. Aber auch wenn diese Testballons nicht gut laufen, wissen wir, wo wir nachsteuern können.“

„Wir werden aus unserer Erfahrung zeigen, wie man sich bereit macht für den ersten Schritt auf dem Weg zu barrierefreien PDF-Dokumenten. Welche Methoden und Strategien uns geholfen haben, die Rahmenbedingungen Stück für Stück anzupassen und welche Verbündeten unverzichtbar waren.“

„Auch stellen wir Mittel und Tools vor, die wir genutzt haben um die Barrierefreiheit von PDFs in der BA sichtbar zu machen. Letztlich auch, wie wir den Blick auf barrierefreie Dokumente erweitern und eine Behörde von innen dazu bewegen konnten.“

"Wir als Team finden den Austausch und die Erfahrungen, wie andere gleiche Herausforderungen angehen, sehr bereichernd. Daher stellen wir in diesem Jahr unseren Weg vor und freuen uns auf den Austausch und neuen Input.“