Achtung Verwechslungsgefahr: PDF/A oder PDF/UA?

PDF/A ist ein Format, das 2005 als Unterart des PDF-Formats eingeführt wurde. Diese geht auf die Norm „ISO 19005“ zurück. Es handelt sich um eine Art Minimalform des PDF-Formats, die festlegt, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen.

Der Buchstabe „A“ ist hier eine Abkürzung für „Archiv“. In einer digitalisierten Welt, in der es jeden Tag zu technischen Neuerungen kommt, sollte es ein Format geben, dass für die Langzeitspeicherung von Dateien ausgelegt ist. Der Grundgedanke: Wenn man ein PDF/A-Dokument in 30 Jahren öffnet, sollte der Inhalt nach wie vor lesbar und verwendbar sein. PDF/A ist daher für Unternehmen und Institutionen von besonderer Relevanz, um Dokumente sehr lange sichern zu können und so unter anderem gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gerecht zu werden. Je nach Branche können das nämlich zwischen 50 und 80 Jahren sein.

Zusätzlich gibt es unterschiedliche Konformitätsstufen. Bei Level A geht es nicht allein um die visuelle Darstellung, sondern auch um die Struktur des Inhalts, die erhalten werden muss. Konformitätsstufe Level B kommt vor allem zum Einsatz, wenn es um das Einscannen und Sichern von analogen Dokumenten geht. Die Mindestanforderungen sind hier rein visuell. Diese Stufen wurden in den letzten Jahren noch einmal mehr ausdifferenziert. Sie decken mittlerweile auch bestimmte Elemente ab, die früher nicht eingebettet werden konnten. 

Nicht zu verwechseln ist PDF/A mit PDF/UA. Bei PDF/UA steht das „A“ für „Access“; „UA" steht für „Universal Access“, auf Deutsch: universeller Zugang. Es ist das bekannteste Format für PDF-Barrierefreiheit. 

Einen ersten Ansatz gab es bereits in 2001, als man anfing bestimmte Dokumente, die zugänglich werden sollten, mit sogenannten Tags zu versehen. Erst 2012 wurde dann die Norm ISO 14289 herausgegeben, die beschreibt, was ein PDF/UA-Dokument genau leisten muss. 

Wichtig ist hier vor allem: PDF/UA-Dokumente sind den unterschiedlichen Bedürfnissen und Voraussetzungen seiner Nutzer*innen angepasst - es geht also um alle Menschen. Im Mittelpunkt stehen Menschen, die auf assistive Technologien angewiesen sind.
Bei Dokumenten mit PDF/UA-Format können Inhalte nicht etwa nur von Screenreadern, sondern auch von anderen assistiven Technologien wiedergegeben werden; Leser*innen können z.B. in den Inhalt hineinzoomen oder Kontraste verstärken. 

Für PDF/UA-Dokumente ist die Dokumentenstruktur von höchster Relevanz. Ein Beispiel: Die Überschriftenstruktur macht es möglich, dass alle Menschen sich gut im Dokument zurechtfinden und durch dieses navigieren können. Auch Alternativtexte sind bei PDF/UA-Dokumenten bei jeder inhaltsrelevanten Abbildung vorhanden. Die Alternativtexte übersetzen das Visuelle in Sprache - besonders wichtig für Betroffene mit Sehbehinderung. 

Das alles geschieht über Tags in einer besonderen Syntaxstruktur, die für Nichtbetroffene erstmal nicht offensichtlich ist. Öffnet man ein PDF/UA-Dokument, wirkt dieses auf den ersten Blick wie ein vollkommen „gewöhnliches“ PDF. 
Durch diese Tagstruktur in PDF/UA-Dokumenten erhalten Menschen mit Sehbehinderung den gleichwertigen Zugang, den auch nicht betroffene Personen zu den Inhalten eines Dokumentes haben. Das ist das Prinzip hinter „Equal access for everyone“, worauf wir bei axes4 besonders viel Wert legen. 

Es besteht Verwechslungsgefahr, vor allem was die Namen der Formate angeht. Die Formate sind auch durchaus miteinander verwandt. 

Der Fokus von PDF/A-Dokumenten liegt bei der langfristigen Sicherung der Inhalte im Dokument. Auch bei PDF/UA geht es unter anderem um die Frage, wie lange die Inhalte im PDF lesbar bleiben.

Prinzipiell berücksichtigt PDF/UA viel mehr Spezifikationen, die für die Barrierefreiheit wichtig sind, als PDF/A. Wie oben erwähnt, legt PDF/A Level A zwar wert auf die Struktur, so dass die Inhalte im Sinne der Barrierefreiheit beispielsweise von einem Screenreader wiedergegeben werden können. Bei PDF/UA steht das Thema PDF-Barrierefreiheit allerdings im Mittelpunkt - alles dreht sich darum, wie die Inhalte für alle Menschen, vor allem für diejenigen, die auf assistive Technologien angewiesen sind, zugänglich gemacht werden.