Webinar: „Barrierefreie Dokumente leicht gemacht“ – mit Markus Erle und adesso mobile solutions

Veranstaltet wurde das Webinar von Chiara Aron (Beraterin für digitale Barrierefreiheit von adesso mobile solutions) und Markus Erle (CEO von axes4 und seit über 21 Jahren im Bereich digitale Barrierefreiheit tätig). 

Für alle, die das Webinar verpasst haben oder die wichtigsten Inhalte noch einmal nachlesen möchten, haben wir die wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst.

In Deutschland und der EU gibt es mehrere gesetzliche Regelungen, die öffentliche Stellen und Unternehmen zur digitalen Barrierefreiheit verpflichten. Die Auswirkungen auf digitale Dokumente:

• Behindertengleichstellungsgesetz: Das BGG verpflichtet öffentliche Stellen des Bundes zur Einhaltung digitaler Barrierefreiheit.
• Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung: Die BITV 2.0 konkretisiert das BGG und fordert die Einhaltung der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) für digitale Dokumente.
• European Accessibility Act (EAA): Die EU-Richtlinie fordert die Barrierefreiheit von digitalen Produkten und Dienstleistungen innerhalb der EU (auch für die Privatwirtschaft).
• Barrierefreiheitsstärkungsgesetz: Das BFSG ist die Umsetzung des EAA in deutsches Recht und erweitert die Anforderungen an digitale Barrierefreiheit auf die Privatwirtschaft.
• EN 301 549: Ein Europäischer Standard, auf den sich die BITV 2.0 und das BFSG beziehen, um Barrierefreiheitsanforderungen für den IT-Sektor zu definieren.
• PDF/UA-Standard: Legt spezifische technologische Anforderungen für barrierefreie PDF-Dokumente fest.

Ein Dokument gilt als barrierefrei, wenn es so strukturiert ist, dass es von allen Menschen genutzt werden kann – unabhängig von individuellen Einschränkungen. Der Kern eines digitalen barrierefreien Dokuments liegt in der Möglichkeit, es mithilfe assistiver Technologien wie Screenreadern, Braillezeilen oder Vergrößerungssoftwares vollständig zu erfassen und zu navigieren. Das Bedeutet, die Inhalte im Dokument werden für alle Menschen zugänglich gemacht und es gibt keine Barrieren, die den Zugang zu den Informationen verhindern oder einschränken.

Ganz grundlegend gibt es unterschiedliche Software, aus denen PDF-Dokumente erstellt werden können: Microsoft Word, PowerPoint, InDesign, etc.

Die effektivste und nachhaltigste Methode zur Erstellung barrierefreier PDFs ist der Shift-Left-Ansatz. Dabei wird Barrierefreiheit nicht erst nachträglich, sondern bereits beim Erstellen des Quelldokuments berücksichtigt – also ganz links, am Anfang des Workflows.

Das bedeutet, dass Dokumente in Programmen wie Word oder InDesign direkt mit den richtigen Strukturen und Metadaten versehen werden. Besonders hilfreich kann hier der Einsatz von Formatvorlagen sein, die bereits alle Barrierefreiheitsanforderungen beachten. Anschließend wird das fertige Dokument in ein PDF umgewandelt und geprüft, ob es dem PDF/UA-Standard entspricht.

Wer sauber arbeitet, spart sich aufwendige Nachbearbeitungen und stellt sicher, dass das Dokument sofort barrierefrei ist. Allerdings zeigt die Praxis, dass viele Software beim konvertieren nicht automatisch barrierefreie PDFs erzeugen – selbst wenn im Quelldokument richtig gearbeitet wurde. Woran liegt das?

Im Webinar zeigte Markus ein Beispiel, welches verdeutlicht, warum die Exportfunktion von Microsoft Word nicht ausreicht. Das Beispieldokument findet ihr auf unserer Website (axesWord Mastervorlage) – probiert es gerne selbst aus.

Nehmen wir die Mastervorlage in Microsoft Word und konvertieren die Datei über „Speichern unter“ in ein PDF, gehen wichtige Barrierefreiheitseigenschaften des Dokuments verloren. Beim Test mit dem PDF Accessibility Checker (PAC) wird das deutlich: Das PDF enthält zahlreiche Fehler und Barrieren.

Anders sah es aus, als Markus dasselbe Word-Dokument mit dem Add-In axesWord konvertiert hat. Der Prüfbericht in PAC zeigte keinen einzigen Fehler in der Prüfung an.

Der deutliche Unterschied liegt in der Verarbeitung: Während Microsoft Word beim Export zentrale Barrierefreiheitsfunktionen außer acht lässt, nutzt axesWord alle verfügbaren Informationen, analysiert das Dokument zusätzlich und gibt Autor:innen die Möglichkeit, weitere Barrierefreiheitseigenschaften anzulegen.

Das Beispiel zeigt: Der Shift left-Ansatz funktioniert nur dann, wenn die richtige Software verwendet wird.

Etwa 80 % aller PDFs entstehen automatisiert – zum Beispiel Rechnungen, Bestellbestätigungen oder Tickets. Diese Dokumente werden direkt aus Datenbanken generiert und bieten erstmal keine Möglichkeit zur manuellen Bearbeitung.

Hier stößt der klassische Shift left-Ansatz an seine Grenzen. Die Alternative ist die nachträgliche Umwandlung in barrierefreie PDFs. Genau dafür haben wir bei axes4 ein Tool entwickelt, das bestehende PDFs aus automatisierten Workflows in ein PDF/UA-konformes, barrierefreies Dokument umwandelt.

Unternehmen müssen ihre bestehenden Prozesse nicht ändern – das Tool integriert sich nahtlos in den Workflow.

Viele Unternehmen stehen bei der Umsetzung barrierefreier Dokumente vor Herausforderungen. Es kann sinnvoll sein, sich Unterstützung von Spezialist:innen zu holen, um effizient und rechtskonform zu arbeiten.

adesso mobile solutions bietet Beratungen, Schulungen und technische Unterstützung an – von der Bestandsaufnahme über die Dokumentenerstellung bis hin zur Qualitätssicherung. Auch Prüfungen bestehender PDFs auf Barrierefreiheit sind Teil des Angebots.