4 Wege, um barrierefreie PDFs zu erstellen

PDF-Dokumente sind inzwischen ein fester Bestandteil unseres digitalen Lebens. Egal ob es sich dabei um Angebote, Rechnungen, Speisekarten oder sonstige Dokumente handelt: Unterschiedlichste Inhalte werden im PDF-Format veröffentlicht. Allerdings sind diese Dateien meist nicht barrierefrei und stellen dadurch erhebliche Hindernisse für zahlreiche Menschen dar. 

In Deutschland gilt ab dem 28.06.2025 das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), welches für zahlreiche Unternehmen verbindlich wird. Dieses Gesetz basiert auf dem European Accessibility Act (EAA), einer EU-Richtlinie, die im Juni 2019 verabschiedet wurde und Mindeststandards für digitale Barrierefreiheit festlegt. Da es sich um eine Richtlinie handelt, müssen die Mitgliedsstaaten der EU diese in nationales Recht umsetzen, was in Deutschland zur Einführung des BFSG geführt hat. Hier findet ihr noch mehr Infos zum BFSG: Bitkom-Praxisleitfaden

Barrierefreiheit ist jedoch nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch Chancen: Organisationen, die ihre Inhalte barrierefrei gestalten, stärken das Vertrauen nach innen und außen. Dabei wird eine größere Zielgruppe erreicht, da barrierefreie Kommunikation für mehr Menschen zugänglich ist. Darüber hinaus erhöht sich durch barrierefreie Inhalte die Sichtbarkeit im Internet, da gut strukturierte Dokumente von Suchmaschinen effizienter erfasst werden können.

Barrierefreie Dokumente sind so konzipiert und strukturiert, dass sie für alle Menschen gleichermaßen zugänglich sind, unabhängig von ihren individuellen Möglichkeiten. Der Grundsatz von digitalen barrierefreien Dokumenten liegt darin, dass sie durch ihre Struktur vollständig mit Hilfsmitteln wie Screenreadern, Braillezeilen oder Vergrößerungssoftware gelesen und navigiert werden können.

Diese Anforderungen muss ein barrierefreies PDF erfüllen: 

WCAG 2.2 (Web Content Accessibility Guidelines)

• Gelten für alle Webinhalte unabhängig vom Format
• Semantik muss für Software auswertbar sein
• Enthält auch Vorgaben zur Verständlichkeit und zu den Farbkontrasten

PDF/UA-1 (Universal Accessibility)

• Spezieller ISO-Stand für barrierefreie PDFs, der die PDF-spezifischen Aspekte abdeckt
• „Technische Barrierefreiheit“: gilt für Dokumente und Software (Erstellen, Bearbeiten, Darstellen)
• Basiert auf PDF 1.7
• PDF/UA-2 basierend auf PDF 2.0 ist am 29.2.24 erschienen

Grundsätzlich gibt es vier Wege, um barrierefreie PDFs zu erstellen. Diese richten sich nach dem jeweiligen Format, in dem die Inhalte vorliegen. Für alle Wege gilt: Wenn man es richtig anpackt, lässt sich der Zusatzaufwand massiv minimieren oder gar auf Null bringen.

1. Direkt aus dem Quellformat: Alle Features bereits in Word, InDesign oder HTML anlegen.
2. Manuell aus einem bestehenden PDF: Grundsätzlich lässt sich jedes PDF barrierefrei gestalten.
3. Direkt aus Datenbanken: Automatisiert aus Datenbankeinträgen barrierefreie PDFs erstellen.
4. Automatisiert aus High Volume PDFs: Automatisiert erstellte PDFs barrierefrei machen.

Erhalte barrierefreie PDF-Dokumente direkt aus einem Quellformat wie Word, InDesign oder PowerPoint. 

Vorteile bei diesem Weg:

• Produktives und effizientes Arbeiten ist möglich
• Änderungen oder Korrekturen können direkt im Quellformat durchgeführt werden
• Kein Spezialwissen erforderlich
• Den Aufwand auf viele Schultern verteilen: Dort, wo die Inhalte erstellt werden
• Einfache Nutzung von möglichen Programmen wie axesWord oder axesSlide

Bestehende PDF-Dokumente werden zu barrierefreien Dokumenten konvertiert – ohne dabei die Ausgangsdatei zu verändern.

Vorteile bei diesem Weg:

• Für jedes PDF anwendbar - kein interner Aufwand nötig
• Absolute Kontrolle über die Semantik  - besonders beim Inline-Tagging relevant
• Starke Lernkurve - die Tools sind verständlich aufgebaut und einfach strukturiert
• Optimal für schlecht gearbeitete und speziell designte Ausgangsdokumente
• Zeitersparnis für komplexe PDFs

Barrierefreie PDF-Dokumente werden direkt aus bestehenden Datenbanken erstellt.

Vorteile bei diesem Weg:

• Barrierefreie PDF-Erstellung unter grundsätzlicher Kontrolle
• Alles ist umsetzbar: Auch aufwendig designte Dokumente sind kein Problem
• Ideal für Webshops, die neu aufgesetzt werden

Automatisiert barrierefreie PDF-Dokumente speziell für High Volume Bereiche und transaktionale Dokumente sowie für standardisierte Dokumente, die ohne menschliche Interaktion erstellt werden.

Vorteile bei diesem Weg:

• PDF in – PDF/UA out: Ein bestehender Prozess muss nicht verändert werden
• Geeignet für jeden automatisierten Prozess mit PDF-Output
• Beliebig skalierbar
• Einmalige Konfiguration auf Template-Basis ermöglicht vielfältige Anpassungsmöglichkeiten
• Gut zu implementieren und schnell umsetzbar
• Kosteneffizient durch vollständige Automatisierung