Das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg auf dem Weg zur PDF-Barrierefreiheit

Bereits seit 2019 setzt sich das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg mit PDF-Barrierefreiheit auseinander. Auslöser waren ursprünglich gesetzliche Vorgaben, wie das Landes-Behindertengleichstellungsgesetz (L-BGG) und dessen Durchführungsverordnung.

„Wir haben in dieser Zeit erstmals begonnen, uns mit Fragen zu Barrierefreiheit für unser Ressort zur beschäftigen. Über ein Telefonat mit einer Bundesbehörde bin ich damals auf axesWord aufmerksam geworden.“ - Frau Falck-Ytter, Umweltministerium Baden-Württemberg

Doch der Anfang war nicht einfach. „Es gab einige Herausforderungen, zumal dieser Themenbereich für uns völliges Neuland war“, erzählt Frau Falck-Ytter. Die Corona-Pandemie erschwerte die Auswahl und Verfügbarkeit von Unterstützungsmöglichkeiten in den ersten Jahren. Ein externer Beratungsvertrag half, zentrale Fragen zu klären. Viel Wissen eignete sich das Team auch durch Online-Recherchen an.

Mittlerweile hat das Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg einen guten Umgang mit Dokument-Barrierefreiheit gefunden. „Neben meiner Rolle als Ansprechpartnerin im Umweltministerium Baden-Württemberg haben wir auch sogenannte Funktionsstellen in unseren Abteilungsvorzimmern definiert. Dort werden Fragen der Sachbearbeitungen beantwortet und Word-Dokumente in barrierefreie PDFs über axesWord (und jetzt neu über axesPDF) umgesetzt“, erzählt Frau Falck-Ytter.

Für eine gleichbleibende Qualität und einen einheitlichen Arbeitsablauf hat sich das Ministerium dazu entschieden, von Anfang an mit Formatvorlagen für Microsoft Word zu arbeiten und diese für alle Autor:innen im Haus zu hinterlegen. Zentrale Schriftstücke sind zusätzlich als Dokumentvorlagen hinterlegt, die nach den Vorgaben des gültigen Corporate-Designs des Landes Baden-Württemberg definiert sind. Außerdem werden regelmäßige Schulungen und Workshops angeboten, um Mitarbeiter:innen in der Erstellung barrierefreier Dokumente zu schulen.

Dank stetiger Prozessoptimierung, Formatvorlagen und gezielter Schulungen ist die PDF-Barrierefreiheit im Ministerium für Umwelt, Klimaschutz und Energiewirtschaft Baden-Württemberg inzwischen fest verankert. Der Weg war anspruchsvoll, aber mit der passenden Strategie und den richtigen Werkzeugen ist ein nachhaltiger und effizienter Prozess entstanden. Damit setzt das Ministerium ein starkes Zeichen für digitale Inklusion.