Die Basics der PDF-Barrierefreiheit
PDF-Dokumente sind aus unserem digitalen Alltag nicht mehr wegzudenken. Ob wissenschaftliche Abstracts, Speisekarten, Kontoauszüge oder Rechnungen – PDFs sind das Standardformat für eine Vielzahl von Informationen. Doch viele dieser Dokumente sind noch nicht barrierefrei und stellen für viele Menschen große Hürden dar. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Grundlagen barrierefreier Dokumente und warum es wichtig ist, dass Unternehmen und Organisationen sich dieser Thematik annehmen.
Was sind barrierefreie Dokumente?
Die Inhalte von barrierefreien Dokumenten sind so gestaltet und strukturiert, dass sie von allen Menschen (unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten) genutzt werden können. Der Kern eines digitalen barrierefreien Dokuments liegt in der Möglichkeit, es mithilfe assistiver Technologien wie Screenreadern, Braillezeilen oder Vergrößerungssoftwares vollständig zu erfassen und zu navigieren. Ob ein Dokument barrierefrei ist, lässt sich mit nur einem Klick mit dem PDF Accessibility Checker 2024 (PAC) prüfen: Kostenloses Prüfwerkzeug für PDF-Barrierefreiheit: PAC 2024 - PAC
„Im digitalen Raum für Barrierefreiheit zu sorgen, ist einer der Schritte, die wir gehen müssen, um Gleichstellung und Inklusion zu erreichen.“ (René Jaun, Tech Journalist und Accessibility Spezialist)
Auf den ersten Blick sehen barrierefreie PDF-Dokumente nahezu gleich aus, wie jedes andere PDF auch. Die Barrierefreiheitseigenschaften ergeben sich vor allem aus dem Strukturbaum (auch Tag-Baum genannt), der jedem Element im PDF seine technische Rolle zuweist. Wenn beispielsweise Überschriften korrekt im Strukturbaum getaggt sind, können Menschen mit Screenreadern von Überschrift zu Überschrift springen und damit wesentlich besser durch das PDF navigieren.
Wie Aleksander Pavkovic ein barrierefreies PDF mit seinem Screenreader liest, erfahrt ihr auf unserem YouTube-Kanal.
PDF-Barrierefreiheit soll Mainstream werden
Barrierefreie Dokumente tragen dazu bei, Gleichstellung und Inklusion zu fördern. Wenn Informationen nicht für alle Menschen gleichermaßen zugänglich sind, entsteht eine digitale Barriere, die bestimmte Gruppen von Menschen ausschließt. Equal Access, also gleicher Zugang für alle, ist ein essenzieller Teil vollständiger Inklusion.
Wer dennoch auf barrierefreie Dokumente verzichtet, muss nicht nur mit sozialen, sondern auch mit rechtlichen Konsequenzen kalkulieren: In vielen Ländern gibt es Gesetze und Vorschriften, die Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zur Bereitstellung barrierefreier Dokumente verpflichten. Ein Beispiel ist das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), welches in Deutschland ab dem 28.06.2025 für einen Großteil der Unternehmen verpflichtend ist. Dieses Gesetz leitet sich aus dem EAA ab, dem European Accessibility Act. Dieser ist eine EU-Richtlinie, die im Juni 2019 verabschiedet wurde und die Mindestanforderungen an die digitale Barrierefreiheit festlegt. Da es sich bei dem EAA um eine Richtlinie handelt, müssen die einzelnen EU-Länder die Umsetzung in nationales Recht durch ihre eigene Gesetzgebung sicherstellen. In Deutschland wurde deshalb das BFSG aufgestellt.
Barrierefreiheit ist jedoch nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance: Organisationen, die ihre Inhalte barrierefrei gestalten, fördern das Vertrauen und die Zufriedenheit ihrer Kund*innen und Mitarbeitenden. Durch barrierefreie Kommunikation kann eine deutlich größere Zielgruppe erreicht werden. Zudem profitieren alle Menschen von den besser strukturierten und zugänglichen Dokumenten. Das lässt sich auch online mittels einer höheren Sichtbarkeit nachweisen, da gut strukturierte Inhalte (wie sie bei barrierefreien Dokumenten vorhanden sind) von Suchmaschinen besser gelesen werden können.
So erstellt ihr barrierefreie PDFs
PDF-Barrierefreiheit ist einfach umsetzbar, wenn bereits im Quelldokument genau gearbeitet wird. Wer in Microsoft Word sauber arbeitet und sich mit der Software auskennt (z.B. über die Nutzung von Formatvorlagen), kann bereits gute Vorarbeit für ein barrierefreies PDF leisten. Wird nach der Fertigstellung des Word-Dokuments anschließend mit axesWord ein PDF erzeugt, bleiben alle angelegten Barrierefreiheitseigenschaften erhalten.
„Wenn ich die Barrierefreiheit bereits im Quelldokument berücksichtige und dann das PDF mit dem richtigen Konverter erzeuge, reduziert sich sowohl die Komplexität als auch der Zeitaufwand wesentlich.“ (Birgit Peböck, Barrierefrei PDF OG)
Genauere Informationen, wie ihr mit axesWord einfach und unkompliziert ein barrierefreies PDF erzeugt, findet ihr hier: axesWord: Barrierefreie PDFs mit wenigen Klicks - axes4
Wenn ihr bereits ein PDF erstellt habt und dieses im Nachhinein barrierefrei optimieren möchtet, dann hilft euch axesPDF dabei, Fehler im Dokument zu finden und schnell zu beheben.
Mehr Informationen zu axesPDF gibt es hier: PDF Barrierefreiheit einfach prüfen & korrigieren - axes4
Weitere Fragen?
Wenn ihr eure automatisierten Dokument-Workflows um PDF/UA erweitern möchtet, dann helfen wir euch gerne dabei. Ein erstes Gespräch hilft uns, gemeinsam den besten Ansatzpunkt herauszufinden.
