Klaas Posselt über barrierefreie Rechnungen und warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Barrierefreiheit wird oft als Zusatzaufwand gesehen – dabei kann sie für Unternehmen ein echter Wettbewerbsvorteil sein. Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das im Juni 2025 in Kraft tritt, werden barrierefreie Rechnungen und Angebote für viele Unternehmen zur Pflicht. 

Doch wer frühzeitig auf digitale und automatisierte Lösungen setzt, profitiert doppelt: von rechtskonformen Dokumenten und optimierten Workflows. Klaas Posselt wird beim axes4 Day darauf eingehen, wie Unternehmen diese Herausforderung smart meistern können – und warum sich der Umstieg lohnt.

„Ich glaube aktuell sind die wenigsten Rechnungen, die als PDF ausgegeben werden barrierefrei. Das gilt vermutlich auch für die allermeisten anderen Dokumente, die publiziert werden. 

Viele sehen darin bis dato keine Notwendigkeit oder einen Mehrwert – nach dem Motto: ‚Für die geringe Anwendungszahl lohnt sich der Aufwand doch gar nicht.‘ Aussagen in der Art höre ich öfter, was mir zeigt, dass es vielen Menschen am grundsätzlichen Verständnis des Themas fehlt und Sie die Bedeutung und Auswirkungen gar nicht erkennen. Und aus einer solchen Sicht erwächst zeitnah für viele Unternehmen eine große Herausforderung.“

„Ab dem 28.06.2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft, das viele Unternehmen auf gesetzlicher Ebene dazu verpflichtet, barrierefreie Rechnungen zu erstellen (und auch andere Dokumente in entsprechender Form zu veröffentlichen). Abseits des Bewusstseins, dass es diese Anforderung gibt, ist bei vielen die Umstellung nicht trivial, da in bestehende Businessprozesse eingegriffen werden muss. Das lässt sich meist nicht mit einem kleinen Schalter von einem Tag auf den anderen lösen.“

„Eine schöne Anschlussfrage. Denn Barrierefreiheit wird oft als Last angesehen, dabei ist sie für vieles ein Segen. Nur ist es schwer aus dem alltäglichen Tun diesen Blickwinkel zu erlangen.

Abseits der Verpflichtung haben barrierefreie PDF-Dokumente verschiedenste Mehrwerte an anderen Stellen. Beispielsweise sind solche PDFs maschinenlesbar und damit viel einfacher automatisch zu verarbeiten. Da ergeben sich einige lohnende Geschäftsszenarien. Nicht umsonst hat die PDF Association, die Hüter des PDF-Standards, vor Jahren schone eine Arbeitsgruppe zum Thema PDF Weiterverwertung, die PDF Reuse Arbeitsgruppe, gegründet, die sich thematisch extrem dicht an der Barrierefreiheit orientiert. Die Technik hinter barrierefreien PDFs ist eben nicht nur vorteilhaft für Personen mit Einschränkungen.

Weiterhin treten manchmal Probleme auf, wenn Menschen das erste Mal barrierefreie PDFs erzeugen. Schaut man sich das ganzen genauer an, stellt man meist fest, dass die Ursachen oft schon vor dem eigentlichen Layout- oder Erstellungsprozess liegen. Oft sind es schwer verständliche oder missverständliche Inhalte (keine optimale Usability), unpassende Darstellungsformen von Content, aber durchaus auch die Arbeitsabläufe zum Erstellen von Dokumenten. Da gibt es oft sehr viel Potenzial Workflows zu optimieren und damit dank der Anforderung an barrierefreie Dokumente weitaus effizienter zu arbeiten. 

Arbeitet man stringent nach den Maßgaben und Möglichkeiten der Digitalisierung, sind barrierefreie Dokumente oft ein Nebenprodukt der normalen Arbeit.“

„Zu viel verraten will ich nicht, aber das Hauptthema wird das automatisierte Erstellen von barrierefreien PDF sein und am Ende wird es eine Überraschung geben.“